Et budget er ikke bare en oversigt over indtægter og udgifter - det er kassererens vigtigste værktøj til at skabe tryghed i foreningen. Et godt og realistisk budget hjælper jer med at planlægge årets aktiviteter, sikre at pengene rækker og vise både medlemmer og bestyrelse, at økonomien er i gode hænder.
Du behøver ikke være regnskabsekspert for at lave et brugbart budget. Her får du en enkel trin-for-trin guide til at komme godt i gang.
1. Start med sidste års regnskab
Det første skridt er at finde tallene fra sidste års regnskab. Hvad havde I af udgifter og indtægter? Hvad blev brugt mest på, og var der noget, der overraskede?
Gennemgå fx:
- Hvor mange medlemmer betalte kontingent – og til hvilken sats?
- Hvad brugte I penge på: lokaler, materialer, aktiviteter?
- Var der særlige indtægter, f.eks. tilskud eller støtte fra fonde?
De tal giver dig et realistisk udgangspunkt og hjælper med at undgå, at du under- eller overbudgetterer for året.
2. Opdel budgettet i indtægter og udgifter
Sørg for at dele budgettet op i to hoveddele: indtægter og udgifter. Lav underkategorier, så det er tydeligt, hvor pengene kommer fra – og hvad de bruges på.
Typiske indtægter:
- Kontingenter
- Tilskud fra kommunen
- Fondsmidler (fx Nordea-fonden eller TrygFonden)
- Deltagerbetaling til events
- Sponsorater
Typiske udgifter:
- Lokaleleje og faciliteter
- Udstyr og materialer
- Gebyrer til bank og betalingsløsninger
- Forsikringer
- Transport og forplejning
- Administration (hjemmeside, domæner, porto osv.)
Hvis I bruger goMember, kan I hente rapporter fra sidste år, der allerede viser bevægelserne i de kategorier.
3. Husk de små – men vigtige – udgifter
Det er ofte de små udgifter, der bliver glemt – og som senere overrasker i regnskabet. Sørg for at medregne ting som:
- Kaffe og forplejning til møder
- Kontorartikler (papir, printerpatroner, mapper)
- MobilePay-gebyrer eller kortbetalinger
- Små gaver (til jubilæer, frivillige, instruktører)
De virker måske ubetydelige, men lægger du dem sammen, kan det nemt løbe op i flere tusinde kroner om året.
4. Læg en buffer til det uforudsete
Selv det mest gennemarbejdede budget bliver sjældent helt som planlagt. Derfor er det en god idé at lægge en buffer ind – fx 5-10 % af jeres samlede budget – under en kategori som “andet” eller “uforudsete udgifter”.
Det kan dække uventede ting som:
- Reparation af udstyr
- Nye regler fra kommunen
- Et ekstra arrangement, I får mulighed for at afholde
Det giver jer fleksibilitet, uden at økonomien vælter.
5. Brug budgettet som aktivt styringsværktøj
Et budget er ikke noget, der skal laves én gang om året og derefter glemmes. Det skal bruges løbende til at styre økonomien og følge op.
Når du som kasserer bruger goMember, kan du hele året følge med i, hvordan jeres faktiske udgifter og indtægter stemmer overens med budgettet per måned. Du kan trække opdaterede økonomirapporter og lave sammenligninger, så bestyrelsen altid har et opdateret overblik.
Det betyder også, at du hurtigt kan justere, hvis fx kontingentindtægterne bliver lavere end forventet – eller hvis en aktivitet bliver dyrere end planlagt.
6. Gør det forståeligt for andre i bestyrelsen
Som kasserer har du styr på tallene – men det har resten af bestyrelsen måske ikke. Sørg for, at dit budget er let at læse:
- Brug klare overskrifter og logisk opdeling
- Undgå forkortelser og fagudtryk
- Brug evt. farver eller simple grafer (goMember gør det automatisk)
Et forståeligt budget gør det lettere at træffe beslutninger og skabe tillid til, at økonomien er under kontrol.
Ekstra tip: Brug skabeloner og automatisering
Hvis du bruger Excel, kan du finde mange gode budgetskabeloner online – men det kræver, at du selv holder dem opdateret. Hvis du hellere vil bruge tiden på at planlægge aktiviteter end på regneark, kan du overveje et system som goMember.
Her får du:
- Budgetfunktioner direkte i jeres økonomisystem
- Automatisk registrering af indtægter og udgifter
- Bogføring fra banktransaktioner
- Rapporter til deling med bestyrelsen
- En samlet løsning til medlemmer, kontingentopkrævning og regnskab
Et simpelt budget giver jer overblik, ro og frihed. Når du som kasserer tager styringen med enkle metoder, skaber du en økonomi, der understøtter aktiviteterne – i stedet for at bremse dem.
Og husk: Det behøver hverken være avanceret eller tage lang tid. Start med det grundlæggende, gør det løbende – og brug systemer, der hjælper dig på vej. Så bliver budgettet ikke bare et papir – men et redskab, der holder foreningen i gang hele året.
Tilbage til oversigt
