Dette indlæg er en del af syv, baseret på Datatilsynets vejledninger
Fortæl det – og gør det forståeligt
Når I har styr på jeres data, hvorfor I har dem, og hvornår de skal slettes, mangler der én vigtig ting: At fortælle det til dem, det handler om. Det er ikke nok, at I selv har styr på det. Medlemmer, frivillige og andre skal også kunne forstå, hvad der sker med deres oplysninger.
I skal oplyse folk om:
- at I har deres oplysninger
- hvad I bruger dem til
- hvor længe I gemmer dem
- hvem I eventuelt deler dem med
Og det vigtigste. Det skal være til at forstå. Ikke juridisk. Ikke tungt. Bare klart.
Hvornår skal I oplyse det?
- Når nogen melder sig ind
- Når I indsamler nye oplysninger
I praksis betyder det, at informationen ofte gives:
- ved indmeldelse
- via jeres hjemmeside
- eller i forbindelse med kommunikation
Privatlivspolitikken – jeres faste reference
Den nemmeste måde at gøre det på er med en privatlivspolitik.
Det er ét sted, hvor I samler det hele:
- Hvem I er (foreningens navn og kontaktoplysninger)
- Hvilke oplysninger I har
- Hvorfor I har dem
- Hvem I deler dem med
- Hvor længe I gemmer dem
- Hvilke rettigheder folk har
Og så linker I til den, når det er relevant.
Husk rettighederne
I skal også gøre det klart, at folk har rettigheder.
Det gælder fx:
- at få indsigt i deres data
- at få rettet oplysninger
- at få slettet data
- at gøre indsigelse
Det handler i bund og grund om gennemsigtighed.
Hvordan goMember hjælper jer med godkendelse af privatlivspolitik
I goMember kan I arbejde med jeres privatlivspolitik direkte i tilmeldingsflows. I kan oprette en privatlivspolitik som alle skal læse og godkende for at melde sig ind i jeres forening.
Det betyder:
- I kan få vist og kræve godkendelse af jeres politik ved indmeldelse
- Medlemmer ser informationen, når de afgiver data
- I sikrer, at det ikke bliver glemt
Samtykker og information hænger sammen
Når I beder om samtykke (fx til billeder eller nyheder), er det vigtigt, at det sker korrekt.
goMember gør det muligt at:
- vise relevant information i samme flow
- indsamle samtykke struktureret
- dokumentere, hvad der er sagt ja til
Det skaber sammenhæng mellem det, I siger – og det, I gør.
I goMember kan i både oprette privatlivspolitik og andre aftaler som kræver samtykke og systemet kan automatisk sende påmindelser ud med forskellige intervaller, indtil medlemmerne har accepteret.
Mindre rod – mere klarhed
Når data ligger spredt, bliver det svært at forklare, hvad I egentlig gør. Med goMember er jeres setup mere ensartet, og det gør det lettere at:
- beskrive jeres behandling af data
- holde jeres privatlivspolitik opdateret
- Indsamle godkendelse og samtykkke automatisk
Med goMember bliver det en naturlig del af jeres medlemsrejse – ikke noget, I skal huske bagefter.
Tilbage til oversigt
