Dette indlæg er en del af syv, baseret på Datatilsynets vejledninger
Gem ikke for evigt
Når først data er samlet og I ved, hvorfor I har dem, kommer næste skridt: At få slettet det, I ikke længere har brug for. Det er her, mange foreninger snubler. Ikke fordi de ikke vil – men fordi det hurtigt bliver uoverskueligt.
Det korte princip er: Hvis I ikke længere har en god grund, skal oplysningerne slettes. Det gælder også, selvom ingen har bedt jer om det.
Typiske eksempler:
- Tidligere medlemmer, der stoppede for flere år siden
- Gamle deltagerlister
- Forældede kontaktoplysninger
- Historiske noter, ingen bruger
Men I må ikke altid slette
Der er én vigtig undtagelse: Hvis anden lovgivning kræver, at I gemmer data, så skal I gøre det.
Det gælder fx: Regnskab og betalinger (ofte 5 år pga. bogføringsloven) Her må I altså gerne gemme data længere – men kun det, der er nødvendigt.
Hvor længe er “længe nok”?
Der findes ikke faste regler for alt. Det betyder, at I selv skal kunne svare på: “Hvorfor har vi stadig brug for de her oplysninger?” Så længe svaret giver mening, er I som udgangspunkt på sikker grund.
Det vigtigste er ikke den perfekte tidsgrænse. Det er, at I har taget stilling.
Sletning handler om vaner
I behøver ikke gennemgå alle filer hele tiden.
Det vigtigste er, at I har nogle simple rutiner. Små, faste vaner slår store oprydninger.
- Gennemgå medlemmer, der er stoppet
- Ryd op i gamle lister
- Slet data, når formålet forsvinder
Hvordan goMember hjælper jer med at slette
Sletning bliver først svært, når data ligger spredt. I goMember er data samlet og struktureret, og det gør en kæmpe forskel.
Overblik gør sletning muligt. Når alle medlemmer og data ligger ét sted:
- Kan I nemt finde inaktive medlemmer
- kan I se, hvad der er relevant – og hvad der ikke er
- undgår I “skjulte” data i mails og Excel-ark
Det er ofte her, den største gevinst ligger. Men i goMember kan I også deaktivere eller slette medlemmer med automatisreringer, så det sker helt af sig selv.
Mindre risiko for at glemme noget
Når data ligger i flere systemer, er der næsten altid noget, der bliver glemt. Med goMember reducerer I antallet af steder, hvor data findes. Det gør det langt mere realistisk faktisk at få slettet det, der skal slettes.
Det handler som nævnt ikke om at slette mest muligt.Det handler om at slette det rigtige.
Behold det, I har brug for. Slet det, I ikke længere bruger. Hav en simpel tilgang
Med goMember bliver det praktisk muligt og kan gøres automatisk – så det ikke bare er noget, I ved, I burde gøre.
Tilbage til oversigt
