Dette indlæg er en del af syv, baseret på Datatilsynets vejledninger
Det behøver ikke være tungt. Faktisk kan det være ret enkelt - især hvis I har de rigtige værktøjer.
Hvor har I personoplysninger?
I mange foreninger ligger data spredt lidt over det hele:
- mails og indbakker
- Excel-ark
- telefoner og SMS’er
- forskellige systemer
- gamle dokumenter og mapper
Det er her, overblikket ofte glipper.
Med goMember bliver det samlet ét sted.
I stedet for at have medlemsdata liggende i mails, regneark og private telefoner, har I én central platform, hvor:
- alle medlemmer er samlet
- kontaktoplysninger er opdaterede
- historik og aktiviteter er knyttet til den enkelte
Det betyder, at I ikke skal lede fem steder for at finde én oplysning.
Hvem har I oplysninger om?
Når data er samlet, bliver det også meget nemmere at se, hvem I faktisk har oplysninger om.
Typisk er det:
- Medlemmer
- Frivillige
- Instruktører eller ansatte
I goMember er de allerede opdelt i strukturer ved at bruge etiketter, fx for:
- medlemskaber
- hold og aktiviteter
- roller og rettigheder
Det giver jer et naturligt overblik uden ekstra arbejde.
Hvilke oplysninger har I?
Et klassisk GDPR-spørgsmål er: Hvad har vi egentlig gemt?
I mange foreninger er svaret lidt uklart, fordi data ligger spredt. I goMember er felterne strukturerede i formularer som i nemt selv kan rette i for at styre hvilke oplysninger I indsamler. Og endnu vigtigere - I undgår at gemme unødvendige oplysninger “bare fordi de står i et gammelt Excel-ark”.
Hvad med eksterne systemer?
Mange foreninger bruger flere værktøjer: nyhedsbreve, betaling, tilmeldinger, opkrævning, medlemslister, holdlister mv. Det gør overblikket sværere.
goMember samler det hele i én løsning, så I reducerer antallet af steder, hvor persondata ligger. Og når I bruger færre systemer, bliver GDPR også markant lettere at håndtere.
Fortegnelsen - uden bøvl
GDPR siger, at I skal have en fortegnelse over jeres data. Det lyder tungt. Men i praksis handler det bare om at kunne svare på:
- Hvem har vi data om?
- Hvad har vi?
- Hvor ligger det?
Når I bruger goMember, er meget af det arbejde allerede gjort.
Systemet fungerer i praksis som jeres levende fortegnelse, fordi:
- data er samlet ét sted
- strukturen er ensartet
- adgange og roller er styret
I slipper for at vedligeholde en masse manuelle lister ved siden af.
Hvorfor det her gør en forskel
Det største problem i små foreninger er sjældent viljen til at overholde GDPR. Det er manglen på overblik.
Når data ligger spredt:
- mister I kontrollen
- øger I risikoen for fejl
- bruger I unødigt meget tid
Når data er samlet:
- ved I, hvad I har
- kan I handle hurtigt
- bliver resten af GDPR-arbejdet langt nemmere
Kort sagt, GDPR starter ikke med paragraffer. Det starter med overblik.
Med goMember får I:
- ét sted til alle medlemsdata
- en naturlig struktur
- mindre manuelt arbejde
- et solidt fundament for resten af GDPR
Tilbage til oversigt
