At være kasserer i en forening er en vigtig rolle – men det kan også hurtigt føles som en lang række af opgaver, man først opdager, når de presser sig på. Med et årshjul får du overblik over, hvornår de vigtigste økonomiske opgaver skal håndteres, og du kan fordele arbejdsbyrden jævnt gennem året.
Her får du et praktisk årshjul, som du kan bruge direkte – eller tilpasse til din egen forening.
Januar – februar: Få styr på regnskabet
Året starter med at lukke det gamle. Det handler om at samle trådene og forberede den årlige revision eller generalforsamling.
Dine vigtigste opgaver:
- Indsamle og kontrollere bilag
- Gennemgå ind- og udbetalinger
- Afslutte regnskabet for det foregående år
- Udarbejde årsregnskab og forberede dokumentation til revisor
- Klargøre økonomisk status og evt. forslag til budget
Hvis du bruger goMember, kan du trække rapporter automatisk og eksportere regnskabet. Det sparer mange timer i Excel og sikrer, at alt stemmer.
Marts – april: Generalforsamling og budget
De fleste foreninger holder generalforsamling i foråret. Det er her, du som kasserer fremlægger regnskabet og måske et forslag til næste års budget.
Dine opgaver:
- Fremlæg regnskab på generalforsamlingen
- Udarbejd forslag til nyt budget i samarbejde med bestyrelsen
- Opdater kontingentsatser hvis nødvendigt
- Drøft evt. nye initiativer med økonomiske konsekvenser
Et godt budget danner grundlag for foreningens aktiviteter resten af året. Det skal være realistisk, men også ambitiøst nok til at støtte udviklingen. goMember gør det let at oprette budgetkategorier og følge dem løbende.
Maj – juli: Midtvejsstatus og oprydning
Forår og sommer er en god periode til at lave en midtvejsstatus. Mange foreninger har lidt lavere aktivitet i sommermånederne, og det giver luft til at følge op.
Tjeklister:
- Er kontingenterne blevet betalt?
- Følger udgifterne budgettet?
- Er alle udlæg registreret korrekt?
- Er bilag gemt og arkiveret?
- Er der overblik over eventuelle fondsansøgninger eller projektøkonomi?
Dette er også et godt tidspunkt at rydde op i gamle bilag og sikre, at alt er digitaliseret og gemt ét sted – fx i goMember, hvor dokumentation kan uploades og knyttes til posteringer helt automatisk.
August – september: Kontingent og medlemsstatus
Efter sommerferien er det tid til at sikre, at foreningen har penge i kassen. Det sker typisk ved at opkræve kontingent hos medlemmerne.
Dine opgaver:
- Opret kontingentopkrævninger i goMember (systemet kan sende dem automatisk)
- Følg op på betalinger og send påmindelser
- Opdater medlemslister og kontaktoplysninger
- Hold bestyrelsen informeret om økonomisk status
Automatisering sparer dig for at sende rykkere manuelt – og det er lettere for medlemmerne at betale via MobilePay eller kort, hvis I bruger digitale løsninger.
Oktober – december: Planlægning og fremtid
Efteråret er tiden til at kigge frem. Hvordan ser økonomien ud for resten af året? Og hvad skal der ske i det kommende?
To-do:
- Lav status på årets regnskab
- Begynd at forberede næste års budget
- Indhent ønsker og input fra bestyrelsen og evt. udvalg
- Sørg for, at alle bilag er på plads og gemt digitalt
- Evaluer systemer og rutiner – hvad fungerede godt?
Dette er også et godt tidspunkt at overveje, om I skal søge fondsstøtte eller justere kontingenter til næste år. Med goMember kan du løbende trække budgetopfølgning og lave økonomiske scenarier.
Ekstra tip: Tilpas årshjulet til jeres forening
Alle foreninger er forskellige. Måske har I et stort sommerarrangement, mange aktiviteter i vinterhalvåret eller tilskudsfrister på bestemte tidspunkter. Tilføj det til jeres eget årshjul, så det bliver et reelt styringsværktøj og ikke kun en tjekliste.
- Indsæt jeres egne deadlines for fondsansøgninger
- Markér perioder med høj aktivitetsbelastning
- Planlæg, hvornår du orienterer bestyrelsen
- Brug visuelle hjælpemidler – fx et visuelt årshjul tegning
Et digitalt værktøj som goMember kan gøre dit arbejde som kasserer meget nemmere:
- Du får automatiske kontingentopkrævninger
- Du kan registrere og dokumentere bilag online
- Du får adgang til budgetværktøj og løbende økonomisk opfølgning
- Du kan dele økonomiske rapporter med bestyrelsen
Et årshjul hjælper dig med at være på forkant – i stedet for hele tiden at skulle reagere. Du får styr på deadlines, tid til at forberede dig og bedre mulighed for at samarbejde med bestyrelsen. Og når du kombinerer det med et digitalt system som goMember, får du både struktur, overblik og tid til at fokusere på det, der virkelig betyder noget: at skabe liv og fællesskab i foreningen.
Tilbage til oversigt
