De fleste foreninger skifter medlemssystem cirka én gang hvert tiende år. Det betyder, at beslutningen næsten altid tages af en bestyrelse der ikke har prøvet det før — og som skal vælge på baggrund af en demo, der naturligvis viser det hele fra den pæneste side. Her er de ni spørgsmål, du bør kunne svare på, inden I overhovedet booker den demo.
Kort fortalt
- Start med at kortlægge, hvem der taster hvad i dag — ikke med at se på systemer
- Antallet af medlemstyper og betalingsformer afgør mere end antallet af medlemmer
- Spørg altid, hvordan I får jeres data ud igen
- Test med en rigtig opkrævning til en lille gruppe, før I flytter alt
- Det dyreste ved et forkert valg er ikke prisen, men de timer kassereren bruger bagefter
Hvornår er det tid til at skifte?
Der findes ikke et tal for, hvornår en forening er vokset fra sin nuværende løsning. Men der er nogle tegn, der går igen.
Du taster den samme oplysning to steder. Medlemslisten og regnskabet stemmer ikke overens, og ingen ved helt hvorfor. Der går en aften hvert kvartal med at matche indbetalinger mod navne. Og når kassereren stopper, tager det tre måneder, før den næste har overblik.
Genkender du to eller flere af dem, er det ikke systemets skyld alene — men det er sandsynligvis der, løsningen ligger.
De ni spørgsmål I skal kunne svare på
1. Hvem taster hvad i dag?
Tegn den faktiske vej fra “nyt medlem melder sig ind” til “pengene står på foreningskontoen og er bogført”. Hvor mange hænder rører den vej? Hvor mange steder skrives navnet? Det er den tegning, I skal holde ethvert system op imod — ikke en funktionsliste.
2. Hvor mange medlemstyper har I?
Antallet af medlemmer betyder mindre, end de fleste tror. Det der komplicerer administrationen, er variationen: aktive og passive, senior og junior, familiekontingent, æresmedlemmer, folk der kun betaler halvt år. En roklub med 180 medlemmer og syv kontingenttyper er sværere at administrere end en klub med 600 medlemmer og én type.
Tæl dem op, før I taler med nogen. Jo færre typer, jo mere af opkrævningen kan køre automatisk bagefter.
3. Hvilke betalingsformer skal understøttes?
MobilePay alene rækker sjældent. Nogle medlemmer vil betale med kort, nogle vil have en fast aftale over Betalingsservice, og nogle enkelte insisterer stadig på bankoverførsel. Spørg konkret, hvilke former systemet håndterer — og lige så vigtigt: om betalingen registreres på medlemmet automatisk, eller om nogen skal matche den bagefter.
Se, hvad de enkelte løsninger koster, i guiden til MobilePay i foreninger.
4. Skal regnskabet være en del af systemet?
Her er der to veje. Enten holder I regnskabet i et separat program og flytter tal derover, eller også ligger bogføringen i samme system som medlemmerne. Det første giver frihed i valget af regnskabsprogram. Det andet fjerner dobbeltarbejdet.
Er foreningen omfattet af kravene til digital bogføring, skal systemet være registreret hos Erhvervsstyrelsen. Det gælder foreninger med erhvervsmæssig omsætning over 300.000 kr. om året i to år i træk — og bemærk, at almindeligt medlemskontingent ikke tæller med i den omsætning (Erhvervsstyrelsen). Læs mere i guiden til digital bogføring.
5. Hvad sker der, når kassereren stopper?
Kasserer er den frivillige post, der skifter hænder oftest. Spørg derfor: hvor mange personer kan have adgang? Kan man give én person adgang til kun sin del — for eksempel den frivillige der står for arrangementer? Og ligger filerne i skyen eller på kassererens egen computer?
Et system med rolleadgang gør overdragelsen til en administrativ handling frem for en flyttekasse. Se, hvad rollen ellers indebærer, i guiden til kassererrollen.
6. Hvem ejer jeres data?
Det her spørgsmål stiller de færreste, og det er det, man fortryder. Bed om at få skrevet ned, hvordan I får jeres medlemsdata ud af systemet igen, i hvilket format, og hvad det eventuelt koster. Bed også om en databehandleraftale — den er et krav, når en leverandør behandler personoplysninger på foreningens vegne (Datatilsynet).
Se også første trin i GDPR-serien.
7. Hvad koster det, når I vokser?
Prisen ved 90 medlemmer er sjældent problemet. Spørg hvad den er ved 300, og hvad der sker, hvis I tilføjer booking eller en hjemmeside senere. Spørg også, om der lægges gebyr oven i medlemmernes betalinger — det er en post, mange først opdager efter første kontingentkørsel.
8. Hvad skal medlemmerne selv kunne?
Hver gang et medlem selv kan rette sin adresse, tilmelde sig et hold eller se sin egen betaling, er det en henvendelse mindre til kassereren. Det er den mindst synlige, men største tidsbesparelse i et medlemssystem.
9. Hvem hjælper, når noget driller?
Det sker altid på det dårligste tidspunkt — aftenen før generalforsamlingen. Spørg, hvem der svarer, på hvilket sprog, og inden for hvilken tid. En frivillig kasserer skal ikke skulle læse engelsk dokumentation for at få en opkrævning ud.
Gratis eller betalt?
Der findes gratis løsninger, og de kan sagtens være det rigtige valg for en lille forening med én kontingenttype. Regnestykket handler bare sjældent om abonnementet alene — det handler om transaktionsgebyrer, og om hvor mange timer der er tilbage til kassereren bagefter.
Sådan tester I, før I beslutter jer
Bed om en prøveopsætning med jeres egne data — ikke leverandørens demodata. Læg 20 rigtige medlemmer ind, opret jeres faktiske kontingenttyper, og send én rigtig opkrævning af sted. Det er først der, man opdager, om systemet passer til den måde fællesskabet faktisk er skruet sammen på.
Lad også en anden end kassereren prøve. Hvis næstformanden kan finde rundt i det uden hjælp, er overdragelsen om to år allerede halvt løst.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad koster et medlemssystem til en forening?
Det varierer meget, og prisen afhænger typisk af antal medlemmer og hvilke moduler I bruger. Bed altid om en pris ved jeres nuværende størrelse og ved en størrelse I kan nå om fem år, og få afklaret, om der lægges gebyrer oven i medlemmernes betalinger.
Kan vi flytte vores medlemsliste fra Excel?
Ja. De fleste systemer kan importere fra regneark, men resultatet afhænger af, hvor ryddeligt arket er. Brug tid på datavask før flytningen frem for oprydning bagefter.
Hvad er forskellen på et medlemssystem og et regnskabsprogram?
Et medlemssystem holder styr på medlemmer, kontingent og aktiviteter. Et regnskabsprogram holder styr på bogføring og årsregnskab. Nogle løsninger dækker begge dele i ét, hvilket fjerner dobbeltindtastningen mellem dem.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Fra et par uger til et par måneder, afhængigt af hvor mange medlemstyper og betalingsaftaler der skal sættes op. Læg skiftet uden for højsæson og ikke lige op til generalforsamlingen.
Skal hele bestyrelsen være med i beslutningen?
Kassereren og den der står for medlemslisten bør være med hele vejen — det er dem der mærker konsekvensen dagligt. Men beslutningen er bestyrelsens, fordi det er bestyrelsen der er dataansvarlig og økonomisk ansvarlig.
Til sidst
Et medlemssystem er ikke et it-projekt. Det er en beslutning om, hvor mange aftener foreningens frivillige skal bruge på administration de næste ti år. Bruger du en time på de ni spørgsmål ovenfor, får du dem rigeligt igen.
Vil I se, hvordan det ser ud i praksis, så læs om goMembers medlemssystem til foreninger – med priser, funktioner og en sammenligning med gratis systemer. Eller se, hvordan goMember håndterer foreningsadministration for forskellige typer fællesskaber.
Tilbage til oversigt
