Kort fortalt
- Det meste af kassererarbejdet er rutine — og rutine kan automatiseres
- Automatisk kontingentopkrævning og afstemning fjerner de fleste timer
- Ansvaret kan deles ud, selv om posten står i én persons navn
- God dokumentation er det der afgør, om overdragelsen bliver nem
Vil du først have overblik over, hvad rollen indebærer — opgaver, ansvar og årshjul — så start med den samlede guide til kassererrollen. Denne artikel handler om noget andet: hvordan du gør arbejdet lettere, når du først sidder med det.
Sådan gør du det nemmere at være kasserer i foreningen
Kassererarbejdet bliver sjældent lettere af at man arbejder hurtigere. Det bliver lettere, når de opgaver der gentager sig — opkrævning, rykkere, afstemning, bilagshåndtering — holder op med at kræve en hånd hver gang. Her er seks steder at begynde.
1. Saml regnskabet ét sted
Det største tidsrøveri i en foreningskasse er dobbeltarbejde: medlemmet står i én liste, betalingen i en anden, og bilaget i en mappe. Når medlemsregister, opkrævning og bogføring hænger sammen, forsvinder den manuelle matchning.
Se hvad du bør kigge efter, når I skal vælge: regnskabsprogram til forening. Vær særligt opmærksom på, om systemet kan importere bankposteringer automatisk, og om bilag kan gemmes sammen med posteringen.
Det giver:
- Automatiske betalingspåmindelser
- Import af bankposteringer i stedet for manuel indtastning
- Et årsregnskab der er klar, uden en oprydning i december
2. Automatisér kontingentopkrævningen
Kontingentet er den opgave der fylder mest, og den der er nemmest at sætte på skinner. Med faste betalinger godkender medlemmet trækket én gang, og derefter kører opkrævningen af sig selv — også for dem der melder sig ind midt i sæsonen.
Læs mere under kontingentopkrævning.
Det giver:
- Færre rykkere at sende — og færre ubehagelige at sende dem til
- Indbetalinger der er matchet mod medlemmet på forhånd
- Et forudsigeligt likviditetsbillede
3. Digitalisér betalingerne
Når medlemmerne kan betale med MobilePay eller betalingskort, falder antallet af manuelle transaktioner markant. Men vær opmærksom på, at gevinsten først kommer for alvor, når betalingen er koblet til medlemsregistret — ellers har du bare flyttet arbejdet til afstemningen.
Se de gældende gebyrer og de tre løsninger i guiden til MobilePay i foreninger.
4. Skriv det ned, før nogen spørger
Meget af kassererens tid går med at svare på det samme. Læg betalingsfrister, kontingentsatser og status på økonomien et sted alle kan se det — på foreningens side, i nyhedsbrevet eller i medlemsappen. Bestyrelsen skal have tallene før mødet, ikke på mødet.
Det giver:
- Færre henvendelser om det samme
- Mindre risiko for misforståelser om frister
- En bestyrelse der kan træffe beslutninger på et oplyst grundlag
5. Del opgaverne ud
Kassereren har hovedansvaret, men behøver ikke gøre alt. Opfølgning på udestående betalinger, indhentning af bilag fra frivillige og indsamling til arrangementer kan uddelegeres — også uden at give adgang til hele regnskabet. Et system med rolleadgang gør det muligt at give én person adgang til netop sin del.
6. Sørg for at posten kan gives videre
Det er her det oftest går galt. Når kassereren stopper, følger adgangen, filerne og rutinerne med ud af døren, og den næste starter forfra. Et cloud-baseret system løser en del af det af sig selv — men skriv også ned, hvad der sker hvornår, og hvem der skal kontaktes i banken.
Se rækkefølgen i årshjulet for kassereren.
Hvad det handler om
En kasserer der bruger sin tid på at taste, har ikke tid til at kigge på tallene. Og det er det andet, foreningen har brug for: en der kan sige noget kvalificeret om, hvorvidt budgettet holder, og hvad der sker hvis kontingentet ikke sættes op næste år.
goMember samler medlemsregister, opkrævning og bogføring i ét system, så indbetalinger registreres på det rigtige medlem, bilag ligger sammen med posteringen, og årsregnskabet er til at gøre op. Se hvordan under regnskabsprogram til forening.
Tilbage til oversigt
