Regnskab i foreninger er anderledes end i virksomheder
Et regnskabsprogram til forening skal løse en helt anden opgave end et traditionelt regnskabsprogram til virksomheder. I en virksomhed er der ofte ansatte, faste processer og professionel bogføring. I en forening er det derimod frivillige, der står for regnskabet, og arbejdet skal kunne overtages uden lange forklaringer.
Det betyder, at et godt regnskabsprogram til foreninger skal være:
- Let at forstå for nye bestyrelsesmedlemmer
- Overskueligt uden økonomisk baggrund
- Robust ved udskiftning af kasserer
- Tilpasset frivilligt arbejde
Alligevel ender mange foreninger med løsninger, der ikke passer til deres virkelighed. Typiske scenarier er:
- Excel-ark uden historik eller versionsstyring
- Mapper gemt på én persons computer
- Regnskabsprogrammer ingen i bestyrelsen tør åbne
- Manglende bogføringshjælp, når kassereren stopper
Det er ofte her problemerne starter i foreningsadministrationen. Ikke fordi nogen gør noget forkert, men fordi værktøjerne ikke er lavet til foreninger.
Hvad skal et regnskabsprogram til forening kunne?
Et godt regnskabsprogram til forening skal først og fremmest skabe ro. Når kassereren logger ind, skal det være tydeligt, hvad status er. Det skal ikke føles som et revisionssystem, men som et overbliksværktøj.
Et moderne regnskabsprogram til foreninger, som goMember, giver:
- Et klart overblik over indtægter og udgifter i banken
- Nem håndtering af bilag uden mapper og papir
- Tydelig sammenhæng mellem bankbetaling og aktivitet
- Let dokumentation til revision og generalforsamling
- Mulighed for at flere i bestyrelsen kan følge med
- Historik, så tidligere år kan findes frem igen
- Enkel bogføringsautomatisering direkte i systemet
Jo færre manuelle arbejdsgange, jo mindre risiko for fejl. Et regnskabsprogram til forening skal reducere kompleksitet, ikke øge den. Hvis kassereren skal bruge halve aftener på at forstå systemet, er det for tungt.
Typiske fejl foreninger begår
Den mest almindelige fejl i foreningsadministration er at undervurdere, hvor hurtigt regnskabet bliver komplekst. Mange starter i Excel, fordi det virker hurtigt og gratis. Problemet opstår, når foreningen vokser eller bestyrelsen skifter.
Det sker typisk når:
- Der kommer flere kontingenttyper
- Medlemmer betaler via forskellige metoder
- Aktiviteter eller afdelinger får egne budgetter
- Kassereren stopper, og en ny tager over
- Ingen ved, hvilken fil der er den rigtige
Pludselig er der ingen sammenhæng, og ingen kan gennemskue tallene. Det skaber usikkerhed, ikke kun for kassereren, men for hele bestyrelsen. I værste fald kan det føre til mistillid, selv når økonomien egentlig er i orden. Et andet typisk problem er manglende bogføringshjælp. Når kassereren sidder alene med opgaven uden værktøjer, bliver selv små opgaver tunge.
Sådan vælger I det rigtige regnskabsprogram til forening
At vælge det rigtige regnskabsprogram til forening handler ikke om flest funktioner. Det handler om det rigtige niveau af funktioner. Systemet skal passe til jeres størrelse, jeres frivillige og jeres måde at arbejde på.
Start med at stille disse spørgsmål:
- Hvor mange medlemmer har vi og hvor tit opkræves de?
- Hvor mange betalinger håndterer vi årligt?
- Har vi en bogholder i bestyrelsen?
- Hvor ofte skifter bestyrelsen?
- Skal flere kunne se regnskabet løbende?
- Har vi brug for indbygget automatisering for at undgå manuelt arbejde?
- Skal regnskab og medlemsdata hænge sammen?
- Har vi behov for et af system som er godkendt bogføringssystem af erhvervsstyrelsen?
For mange foreninger giver det ekstra værdi, hvis regnskabsprogram, kontingent og medlemsdata hænger sammen i samme system, lige som ved goMember. Det reducerer både tidsforbrug og usikkerhed for den frivillige kasserer i foreningen. Når regnskab, betalinger og medlemmer hænger sammen, bliver foreningsadministration ikke bare lettere – den bliver også mere holdbar over tid. Det gør en forskel, når bestyrelsen skifter, og nye frivillige skal kunne tage over uden at starte forfra.
Et regnskabsprogram til forening er ikke bare et økonomiværktøj. Det er fundamentet for tryg foreningsdrift. Når kassereren har det rigtige værktøj, sparer hele bestyrelsen tid, og foreningen undgår mange af de klassiske problemer i foreningsadministration.
Det rigtige valg gør ikke arbejdet større. Det gør det overskueligt
Tilbage til oversigt
