En roklub på Isefjorden og en hesteklub i Midtjylland har meget lidt til fælles — bortset fra en ting: begge har brug for nogen der holder styr på hvem der er medlm, hvad de betaler, og når træningstiderne skifter. Det er klubadministrationens kærne, og den er den samme uanset hvad klubsæsonen handler om.
Kort sagt:
- Klubadministration dækker medlemmer, kontingent, økonomi, kommunikation og booking
- En opdateret medlemsliste er grundstenen — det meste andet bygger på den
- MobilePay er nem for betalerne, men besværlig for kassereren uden et godt system
- God kommunikation holder fællesskabet samlet mellem aktiviteterne
- goMember samler de typiske klubopgaver ét sted
Hvad er klubadministration?
Klubadministration er den løbende praktiske drift af en klub eller idrætsforening. Det dækker alle de administrative opgaver der gør det muligt at holde fællesskabet i gang: holde styr på hvem der er medlm, opkræve kontingent, betale regninger, sende information ud og booke faciliteter.
I en sportssklub handler det ofte også om hold og træningstider, tilmelding til stævner og kommunikation med trænere. I en kulturklub er det måske mere om at koordinere møder, arrangementer og de frivilliges indsats.
Medlemmer og kontingent — grundstenen i enhver klub
En opdateret medlemsliste er forudsætningen for alt andet i klubadministrationen. Uden den ved du ikke hvem du kan sende besked til, hvem der skal opkræves, og hvem der er aktive i fællesskabet.
Typiske udfordringer med kontingentopkrævning i en sportsklub:
- Familier med børn på forskellige hold — forskellige satser og forfaldsdatoer
- Sommer- og vintermedlemskaber med skiftende aktive perioder
- Restanter der skal rykkes — og når det er tid til at slette et inaktivt medlmskab
Et kontingentsystem der automatiserer opkrævning og rykkere gør den opgave langt mindre tidskrævende. Læs mere: Kontingentbetaling i foreninger.
Økonomi og regnskab i en sportsklub
Kassererens opgave i en sportsklub er den samme som i enhver forening: føre regnskab, betale regninger, bogføre ind- og udbetalinger og levere årsregnskab til generalforsamlingen. Men sportsklubber har ofte en ekstra kompleksitet:
- Sponsorindbetalinger der skal bogføres og evt. momsbehandl es
- Kiosksalg og andre erhvervsomsning-elementer der kan udløse skattepligt
- Aktivitetstilskud fra kommunen der kræver et revideret regnskab
- Udlæg fra trænere og frivillige der skal refunderes korrekt
Et regnskabsprogram der er integreret med kontingent og aktivitetstilmeldinger gør det nemmere at holde overblikket. Læs: Sådan vælger du regnskabsprogram som kasserer.
Kommunikation til medlemmer og trænere
En af de højest prioriterede opgaver i en klub er kommunikation. Aflysninger, ændringer i træningstider, stafetregnskaber og bestyrelsesnyheder skal nå frem til de rigtige mennesker hurtigt.
Fældene mange klubber går i:
- Besked sendt fra den ansvarlige træners private telefon eller e-mail — ingen fælles historik
- Kommunikation opsplittet på WhatsApp-grupper, Facebook og e-mail — nogen når aldrig alt
- Nye trænere ved ikke hvad der er sagt før — overdragelse af viden er fraventende
Et fælles kommunikationssystem med e-mail og SMS direkte fra platformen, organiseret efter hold eller grupper, løser de problemer. goMember App lader medlemmer tilmelde sig, betale, kommunikere og følge med på farten.
Booking af tider, baner og lokaler
Mange klubber administrerer delte faciliteter: en hal der deles af tre hold, baner der bookes af skiftende trænere, eller et klubhus der lejes ud til private arrangementer. En bookingfunktion i klubsystemet giver overblik og forhindrer dobbeltbookninger.
En enkelt roklub med 12 både og 200 aktive roere bruger månedsvis tid om året på at koordinere bådene, hvis det gøres manuelt. Med digital booking vælger roen selv ledig tid og registrerer sin brug.
Ofte stillede spørgsmål om klubadministration
Hvad er forskellen på en klub og en forening?
I daglig tale bruges ordene i fleng, men juridisk set er en forening den korrekte betegnelse for en selvstændig juridisk enhed med vedtaegter og generalforsamling. En klub er ofte en uformel betegnelse for det samme, men det afhænger af konteksten. Læs mere: Hvad er forskellen på en forening og en klub?
Skal en sportsklub have CVR-nummer?
De fleste sportsklubber der åbner bankkonto, modtager kommunalt tilskud eller indgår aftaler, behøver et CVR-nummer. Det koster ingenting og registreres på virk.dk.
Kan en lille klub klare sig med et gratis system?
Ja, men det koster tid i stedet for penge. Gratis systemer har typisk begrænsede funktioner og koster frivillige timer på manuel håndtering. Når antallet af medlemmer og aktiviteter vokser, hober de manuelle opgaver sig op.
Hvornår bør en klub skifte til et digitalt administrationssystem?
Når én eller flere af disse gælder: MobilePay-afstemning tager for lang tid, den nuværende kasserer ved ikke hvad der sker når de stopper, eller I spilder tid på at koordinere på tvmærs af separate systemer.
Hvad er det vigtigste at have styr på som ny bestyrelse?
Adgangen til systemer og konti. Det første en ny bestyrelse skal gøre er at tjekke at foreningen — ikke enkeltpersoner — ejer alle adgange: bank, CVR, hjemmeside, e-mail og administrationsplatform. Starter I fra bunden, sæt det op sådan fra starten.
Tilbage til oversigt
