Sommer er over. Hal- og bane-tider er booket, trænerne er på plads — og alligevel er der altid noget der driller i de første uger. Kontingenter der ikke er sendt ud endnu. Et nyt medlm der melder sig ind og ingen ved hvem der håndterer det. En træner der ikke har modtaget den nye kommunikationskanal. Sæsonstarten er det tidspunkt, hvor alt det der ikke er sat op ordentligt, viser sig.
Her er 8 ting I bør have styr på inden første træning.
Kort sagt:
- Opdater medlemslisten — slet inaktive og tjek betalingsstatus
- Send kontingentopkrævning inden sæsonen starter, ikke efter
- Sørg for at alle trænere og frivillige ved hvad der forventesr af dem
- Tjek at jeres bookinger og lokaleaftaler er på plads
- Opdater kommunikationskanaler — hvem modtager hvad?
1. Opdater medlemsregistret
Før sæsonen starter bør I gennemgå medlemslisten. Hvem er aktive? Hvem har ikke betalt sidste sæson og sandsynligvis er væk? Hvem har meldt sig ud, men står stadig i systemet?
En uren liste betyder fejlsendte kommunikation, forkerte opkrævninger og misvisende tællinger når I søger kommunalt tilskud. Tag 30 minutter inden sæsonstart og ryd op.
Brug goMembers medlemsstyring til at filtrere på betalingsstatus og aktivitet — så har I overblikket på ét skærm. Læs mere: Hvad er et medlemssystem til forening?
2. Send kontingentopkrævning i god tid
Det klassiske fejltrin: sæsonen starter 1. september, og opkrævningen sendes 5. september. Pengene er ikke på kontoen til de første udgifter. Send opkrævningen mindst 2 uger inden sæsonstart — gerne med automatisk rykker sat op på forhånd.
Automatisk opkrævning og rykker sparer kassereren for adskillige timer og sikrer at ingen restanter glemmes. Læs om mulighederne: Kontingentbetaling i foreninger.
3. Bekræft alle trænere og frivillige
Er alle trænere bekræftet til den nye sæson? Er der nogen der er stoppet over sommeren? Nye frivillige der skal onboardes? Sæsonstarten er det tidspunkt, hvor manglende frivillige opdages — helst før, ikke når der er 20 børn på banen og ingen træner.
Tag en hurtig runde til alle holdledere og trænere i august. Bekræft tider, aftaler og ansvarsområder. Læs mere om onboarding: Onboarding af nye frivillige.
4. Tjek bookinger og lokaleaftaler
Er jeres hal- og banetider booket og bekræftet skriftligt? Er der ændringer i kommunens lokaleudlån der påvirker jeres tider? Kontakt kommunens fritidsafdeling eller hallen i god tid, så overraskelser undgås.
Bruger I digital booking i foreningens system, er det også tidspunktet at nulstille og sætte nye sæsontider op, så trænere og frivillige kan booke fra dag ét.
5. Opdater kommunikationskanalerne
Er alle nye trænere og frivillige tilføjet jeres kommunikationsplatform? Er de gamle — dem der stoppede i forlåret — fjernet? En e-mailliste der stadig sender til afgåede trænere er både et GDPR-problem og en kilde til forvirring.
Tag et kig på alle grupper, lister og kanaler og opdater dem inden den første sæsonbesked sendes ud.
6. Gennemgå budgettet for den nye sæson
Er der udgifter der har ændret sig siden budgettet blev lagt? Nye trænertider, stigende hallejeleje, planlagte indkløb? Sæsonstarten er det rigtige tidspunkt at justere budgettet — ikke når halvdelen af året er gået.
Kassereren bør præsentere en kort økonomisk status for bestyrelsen ved sæsonstart: hvad står vi med, og hvad forventer vi?
7. Søg om aktivitetstilskud og lokaletilskud
Mange kommunale tilskudsordninger kræver at I registrerer jeres aktiviteter og indsender dokumentation. Det gælder både aktivitetstilskud (baseret på mødetimer med børn og unge) og lokaletilskud (baseret på driftsudgifter til lokaler). Frister og krav varierer fra kommune til kommune — tjek dem nu.
Læs mere om tilskudsmulighederne: Lokaletilskud og kommunalt tilskud til foreninger.
8. Planlæg sæsonens kommunikation
Lav en enkel kommunikationsplan for sæsonen: hvornår sendes nyhedsbrev, hvornår kommunikeres om arrangementer, og hvornår minder vi om kontingent? Det behøver ikke være avanceret — en oversigt over 5-6 kommunikationspunkter fordelt over sæsonen gør underværker for sammenhængen udadtil.
goMember samler kommunikation, kontingent og medlemsstyring ét sted — så I får en sæsonstart der går som planlagt. Læs mere på gomember.com.
Ofte stillede spørgsmål om sæsonstart
Hvornår bør vi begynde at forberede sæsonstarten?
Ideelt 4-6 uger inden sæsonstart. Så er der tid til at håndtere overraskelser — en træner der melder afbud, en bookingkonflikt, en kontingentsats der skal ændres.
Hvad gør vi med et nyt medlm der melder sig ind første træningsdag?
Hav en klar procedure klar på forhånd: hvem modtager indmeldingen, hvornår sendes velkomst og opkrævning, og hvorndan får det nye medlm adgang til relevante oplysninger? Et digitalt tilmeldingsflow gør det nemmere for alle.
Hvad sker der med restanter fra forrige sæson?
Beslut det inden sæsonstart: får restanter en ny chance, eller slettes de fra listen? Dokumenter beslutningen så kassereren ikke skal vurdere hvert enkelt tilfælde individuelt.
Skal bestyrelsen holde møde inden sæsonstart?
Ja, og helst med en fast dagsorden: status på økonomi, trænerbekræftelse, bookinger og kommunikationsplan. 45 minutter i august sparer måneder af løbende problemer.
Tilbage til oversigt
