Hvad skal forretningsordenen indeholde?
Der er ingen fast facitliste. Bestyrelsen bestemmer selv indholdet, og det bør afspejle jeres forening — ikke en skabelon lavet til en stor organisation. En strikkeklub med syv frivillige har andre behov end en landsdækkende patientforening.
Det sagt, er der seks emner som de fleste foreningsbestyrelser har glæde af at have på skrift:
1. Møder og indkaldelse
Hvornår mødes I? Hvem kan indkalde til et ekstraordinært møde? Hvor lang tid i forvejen skal indkaldelsen sendes ud?
Et konkret eksempel på hvad I kan skrive:
Bestyrelsen mødes ordinært [X] gange om året. Formanden indkalder med mindst [X] dages varsel. Dagsordenen sendes ud senest [X] dage inden mødet. Et ekstraordinært møde kan indkaldes af formanden eller når mindst [X] bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
Beskriv også hvad en dagsorden skal indeholde som minimum. Det forebygger møder, der flyder ud.
2. Beslutningsdygtighed og afstemninger
Hvornår er bestyrelsen beslutningsdygtig? Normalt kræves det, at mindst halvdelen er til stede. Mange foreninger tilføjer, at enten formanden eller næstformanden skal være til stede.
Hvad sker der ved stemmelighed? Hvis vedtægterne ikke siger det, bør forretningsordenen. En typisk løsning er, at formandens stemme er udslåggivende.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede, herunder formanden eller næstformanden. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslåggivende.
3. Referater
Hvem skriver referatet? Hvornår sendes det ud? Et referat behøver ikke gengive alt der bliver sagt. Et beslutningsreferat, der noterer hvad I besluttede og hvem der gør hvad, er som regel tilstrækkeligt.
Sekretæren udarbejder et beslutningsreferat. Det sendes til bestyrelsen senest [X] dage efter mødet. Referatet godkendes på næste bestyrelsesmøde.
4. Roller og opgavefordeling
Hvad er formanden ansvarlig for? Hvad er kassererens beføjelser — hvad kan kassereren betale uden bestyrelsens godkendelse? Hvem repræsenterer foreningen udadtil?
Her er det særlig nyttigt at skrive kassererens beføjelser ned. I mange fællesskaber er kassereren den post der skifter hyppigst. En klar beskrivelse sikrer, at den næste kasserer ved, hvad han eller hun overtager.
5. Tavshedspligt og ekstern kommunikation
Hvad er fortroligt i bestyrelsen? Personoplysninger om medlemmer er per definition fortrolige. Men hvad med økonomi, interne uenigheder, bestyrelsesmøder?
Hvem udtaler sig til pressen eller på sociale medier på foreningens vegne? Det er formanden, medmindre andet er aftalt. En forretningsorden, der præciserer dette, forebygger misforståelser.
6. Vedligeholdelse af forretningsordenen
Skriv hvornår I gennemgår forretningsordenen. En gang om året på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen er standardanbefalingen. Hvem sørger for at opdatere den? Og hvem har adgang til den — og i hvilken mappe ligger den?
Det er godt at have med — men ikke et krav
Ud over de seks punkter ovenfor kan en forretningsorden også indeholde:
- Udgiftsdækning: Hvad får bestyrelsesmedlemmer refunderet (kørsel, telefon)? Hvad er beløbsgrænserne?
- Gaveregulativ: Gives der gaver til jubilæer, farvel til afgående bestyrelsesmedlemmer?
- Suppleanter: Hvornår og hvordan kan en suppleant indkaldes?
- Adgange og koder: Hvem har adgang til foreningens bankkonti, CVR, hjemmeside, sociale medier? Hvem sørger for at opdatere det, når der sker udskiftning?
Det sidste punkt underværderes ofte. Når det ene bestyrelsesmedlem, der "ved hvad adgangskoden er", stopper, begynder et detektivarbejde. En forretningsorden der beskriver, hvor den slags oplysninger opbevares og hvem der har ansvaret, er en simpel forsikring mod det.
Processen: sådan kommer I i gang
Første gang kan processen virke stor. Det er den ikke.
Trin 1: Udpeg én eller to ansvarlige for at lave et udkast. De fleste foreninger kan lave et brugbart udkast på to-tre timer.
Trin 2: Send udkastet til resten af bestyrelsen inden næste møde.
Trin 3: Drøft og tilpas på bestyrelsesmødet. Mange af punkterne er der allerede svar på — enten fordi det fremgår af vedtægterne, eller fordi I allerede har en fast praksis.
Trin 4: Vedtag forretningsordenen. Det er god skik at alle underskriver den — ikke af juridiske årsager, men som en bekræftelse på, at alle har læst og accepteret spillereglerne.
Trin 5: Gennemgå den hvert år. Sæt det som fast punkt på dagsordenen til første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.
Forretningsordenen og viden der ikke må gå tabt
Én af de ting, en forretningsorden gør — som sjældent nævnes — er at beskytte fællesskabet mod videntab. Når en kasserer eller formand stopper, forsvinder der erfaring. Med en god forretningsorden og veldefinerede roller kan efterfølgeren finde frem til, hvad der gælder, hvad der er tradition, og hvad der er aftalt.
goMember kan hjælpe med at sikre, at selve driften — opkrævninger, økonomi, kommunikation — ikke er bundet til én person. Men forretningsordenen er det dokument, der holder styr på rollerne og ansvaret i bestyrelsen. Tilsammen giver de et fællesskab, der kan overleve et bestyrelsesmedlem, der stopper.
FAQ
Skal forretningsordenen godkendes på generalforsamlingen?
Nej. Den vedtages af bestyrelsen selv. Det er ét af de elementer, der adskiller den fra vedtægterne.
Hvor lang skal en forretningsorden være?
En-to sider er typisk nok for en lille til mellemstor forening. Lav den kort nok til at den bliver læst.
Kan vi bruge en standard-skabelon?
En skabelon er et godt udgangspunkt, men den skal tilpasses jeres forening. En sejlklub med 80 bådpladser har andre behov end en kor-forening med 30 frivillige sangere.
Hvornår er bestyrelsen beslutningsdygtig, hvis forretningsordenen ikke siger noget?
Så falder I tilbage på vedtægterne. Hvis heller ikke de siger noget, er almindelig foreningsretlig praksis, at simpelt flertal af de fremødte er tilstrækkeligt.
Hvad gør vi, hvis et nyt bestyrelsesmedlem er uenig i forretningsordenen?
Drøft det på næste bestyrelsesmøde og lav evt. en ændring. Forretningsordenen er til for bestyrelsen — ikke omvendt.
Konklusion
En forretningsorden til en frivillig forening er ikke et juridisk dokument med advokatsignatur. Det er bestyrelsens egne spilleregler, skrevet ned så alle er enige om dem. Den giver ro i samarbejdet, letter overdragelse af poster — og betyder, at jeres fællesskab ikke afhænger af, at de samme mennesker sidder i bestyrelsen år efter år.
Vil du vide mere om, hvordan goMember håndterer økonomi, opkrævning og administration på tværs af bestyrelsen? Læs om goMembers muligheder for foreninger →
Tilbage til oversigt
