GDPR for foreninger – Trin 7: I er også ansvarlige, når I deler

Dette indlæg er en del af syv, baseret på Datatilsynets vejledninger

Selv hvis I har styr på jeres egne data, stopper ansvaret ikke dér. Så snart I deler personoplysninger med andre, har I stadig ansvaret.Det er her, mange foreninger bliver usikre.

Hvem har egentlig ansvaret?

I GDPR arbejder man med to roller:

• Dataansvarlig – det er jer som forening
• Databehandler – det er dem, der håndterer data for jer. f.eks. goMember

Og den vigtige pointe:I er stadig ansvarlige – også når andre håndterer data for jer.

Når I bruger IT-systemer

mangeforeninger bruger styadig flere systemer: Alle de leverandører er typisk databehandlere.

• medlemssystem
• nyhedsbrev
• betaling
• mail
• regnskab
• hjemmeside
• Aktivitetskalender
• bookingsystem

Det betyder, at I skal:

• vælge dem med omtanke
• have en databehandleraftale
• have overblik over, hvem I bruger

goMember som databehandler

Når I bruger goMember, fungerer platformen som databehandler for jer.

Det betyder:

• goMember håndterer data på jeres vegne
• goMember har ansvar for drift og sikkerhed
• goMember stiller en databehandleraftale til rådighed

Samtidig:

I er stadig dataansvarlige. Det er jer, der bestemmer:

• hvilke data I indsamler
• hvorfor I gør det
• hvordan de bruges
  ‍

Færre systemer – mindre kompleksitet

Mange foreninger bruger mange forskellige værktøjer.

Det giver hurtigt:

• flere databehandlere
• flere aftaler
• mindre overblik

Med goMember kan I samle meget ét sted, og det betyder:

• færre leverandører
• færre aftaler at holde styr på
• mindre risiko

Når I deler med andre

I deler ikke kun data med systemer. Det kan også være:

• deltagerlister til arrangementer
• samarbejdspartnere
• forbund eller organisationer

Her skal I:

• tænke over, hvem I deler med
• sikre, at det er nødvendigt
• informere medlemmerne om det

Det vigtigste er, at det ikke kommer som en overraskelse. Hvis I deler data, skal det fremgå: i jeres privatlivspolitik og i jeres kommunikation. Så folk ved, hvad der sker med deres oplysninger.

‍

Mindre behov for at eksportere data

En stor risiko opstår, når data eksporteres og deles manuelt.

goMember reducerer behovet for det, fordi:

• funktioner er samlet i systemet
• samarbejde kan ske direkte i platformen
• data ikke skal flyttes rundt

Når data er samlet i goMember:

• ved I, hvor data kommer fra
• ved I, hvad I deler
• undgår I uformelle “smutveje” via Excel og mails

‍

Husk. I er dataansvarlige, Vælg jeres leverandører med omtanke og Hav styr på, hvem I deler med

Med goMember får I en løsning, hvor en stor del af arbejdet er samlet ét sted – og hvor ansvarsfordelingen er tydelig.