Dette indlæg er en del af syv, baseret på Datatilsynets vejledninger
Når I har fået overblik over jeres data, Læs om første trin her, kommer det næste vigtige spørgsmål:
Hvorfor har vi egentlig de her oplysninger? Det lyder banalt. Men det er her, mange foreninger opdager, at de gemmer mere, end de egentlig har brug for.
Start med det enkle spørgsmål
For hver type oplysning bør I kunne svare klart:
- Hvorfor har vi den?
- Hvad bruger vi den til?
Hvis svaret er uklart, er det ofte et tegn på, at oplysningen ikke er nødvendig.
Eksempler på gode grunde:
- Et medlem er tilmeldt og skal kunne kontaktes
- I opkræver kontingent
- I organiserer hold og aktiviteter
Det lovlige grundlag - uden jura-snak
Ud over en god grund skal I også have et lovligt grundlag.
I praksis handler det typisk om én af disse:
- Aftale – fx medlemskab og betaling
- Legitim interesse – det der er nødvendigt for at drive foreningen
- Samtykke – hvis I gør noget ekstra, som medlemmet aktivt siger ja til
- Lovkrav – hvis I er forpligtet af anden lovgivning
Det vigtigste er, at I vælger det, der passer bedst til situationen.
Og en vigtig pointe:
Samtykke er ikke altid det rigtige svar. Mange foreninger bruger det for meget. Men et samtykke kan et medlem trække tilbage til en hver tid.
Gem kun det, I har brug for
Et centralt princip i GDPR er enkelt: I må ikke gemme mere, end I har brug for.
Det betyder i praksis:
- Ingen “det kunne være rart at have senere”
- Ingen gamle lister, der aldrig bliver brugt
- Ingen ekstra felter uden formål
Hvad med følsomme oplysninger?
Oplysninger om fx helbred, religion eller politiske holdninger kræver særlig opmærksomhed.
Her er udgangspunktet, at I ikke må behandle dem, medmindre:
- det er nødvendigt
- eller I har et klart samtykke
Det er et område, hvor det giver mening at være ekstra forsigtig.
Hvordan goMember hjælper jer med “hvorfor”
Det her trin bliver markant lettere, når jeres data er struktureret rigtigt fra starten.
I goMember hænger data og formål naturligt sammen. I slipper for at gætte jer frem til, hvorfor noget er gemt.
Det betyder:
- Medlemsoplysninger bruges til medlemskab og kontakt
- Betalingsoplysninger bruges til kontingent
- Tilmeldinger er linket til hold, aktiviteter eller bookinger
Mindre fristelse til at gemme for meget
Når man arbejder i Excel eller mails, sniger der sig hurtigt ekstra felter og noter ind.
goMember hjælper jer med at holde jer til det nødvendige, fordi:
- felter er definerede
- strukturen er fast
- data knyttes til konkrete funktioner
Det gør det langt nemmere at overholde princippet om dataminimering.
Samtykke - når det faktisk giver mening
Hvis I fx vil:
- bruge billeder af medlemmer
- sende markedsføring
- dele oplysninger med tredjeparter
- have aktiv godkendelse af Persondatapolitik
så kræver det ofte samtykke. I goMember kan samtykker håndteres struktureret, så I:
- ved hvem der har sagt ja
- kan dokumentere det
- nemt kan ændre eller trække det tilbage
Kort sagt
Trin 2 i god håndtering af GDPR for foreninger, handler om at være ærlig omkring jeres data.
- Hvorfor har vi det?
- Har vi ret til det?
- Har vi brug for det?
Med goMember bliver svarene tydelige, fordi systemet i sig selv skaber struktur og sammenhæng.
Tilbage til oversigt
