De fleste foreninger udskyder skiftet til et nyt system af én grund: frygten for at miste data undervejs. Bekymringen er rimelig, men selve flytningen tager sjældent lang tid. Det er oprydningen før og kontrollen efter, der afgør, om I ender med et rent medlemsregister eller det samme rod i en ny indpakning.
Kort fortalt
- Ryd op i regnearket før flytningen — ikke bagefter
- Flyt kun de oplysninger, I har en grund til at have. Resten skal slettes, ikke flyttes
- Bed om en databehandleraftale, før data forlader foreningen
- Test med 20 medlemmer og én rigtig opkrævning, før I flytter alt
- Behold det gamle regneark i et halvt år som sikkerhedsnet — og slet det så
Trin 1: Ryd op, før I flytter
Et medlemsregister, der har levet i et regneark i ti år, indeholder næsten altid det samme: medlemmer der er meldt ud for længe siden, dubletter fordi nogen blev oprettet to gange, telefonnumre uden landekode, og en kolonne med noter som ingen længere ved hvad betyder.
Gå listen igennem og afklar fire ting:
- Hvem er stadig medlem? Marker de udmeldte. De skal ikke med over.
- Er der dubletter? Sorter på navn og fødselsdato og find dem.
- Er felterne ensartede? Datoer i samme format, postnumre som tal, telefonnumre uden mellemrum.
- Hvad står der i fritekstfelterne? Det er her, der ofte gemmer sig oplysninger, som slet ikke burde ligge i et medlemsregister.
Det er kedeligt arbejde, men det er en time, du sparer ti gange igen.
Trin 2: Beslut hvad der ikke skal med
En flytning er den bedste anledning til at slette. Efter databeskyttelsesreglerne må foreningen kun opbevare de oplysninger, der er nødvendige for formålet, og kun så længe de er nødvendige (Datatilsynet).
Konkret betyder det: udmeldte medlemmer fra 2014 skal ikke flyttes over. Helbredsoplysninger, som en træner engang skrev i en note, skal ikke flyttes over. CPR-numre, som foreningen ikke har et klart formål med, skal ikke flyttes over.
Se trin 3 i GDPR-serien om sletning, hvis I er i tvivl om, hvad der må gemmes hvor længe.
Trin 3: Aftal det skriftlige med leverandøren
Når en leverandør opbevarer foreningens medlemsoplysninger, behandler de personoplysninger på foreningens vegne. Det kræver en databehandleraftale. Foreningen er stadig dataansvarlig — ansvaret kan ikke købes væk.
Bed samtidig om at få skrevet ned, hvordan I får data ud igen, hvis I på et tidspunkt skifter. Det er langt nemmere at få aftalt, mens man er ved at købe, end mens man er ved at forlade.
Trin 4: Kortlæg felterne
Det er her, de fleste import-fejl opstår. Lav en simpel oversigt: hvad hedder kolonnen i jeres regneark, og hvilket felt skal den lande i?
De felter, der oftest bliver glemt:
- Indmeldelsesdato. Uden den kan systemet ikke beregne anciennitet eller jævnføre kontingentperioder.
- Medlemstype. Aktiv, passiv, junior, familie — skal ligge som et felt, ikke i en note.
- Relationer. Hvem hører til hvilket familiemedlemskab, og hvem er værge for et barn under 18?
- Samtykker. Har medlemmet sagt ja til nyhedsbrev eller til billeder på hjemmesiden? Det skal med over, ellers skal I spørge forfra.
- Restancer. Hvem skylder hvad pr. flyttedagen?
Trin 5: Test med 20 medlemmer
Flyt ikke alt på én gang. Læg 20 medlemmer ind, der dækker jeres forskellige typer — en aktiv voksen, et familiemedlemskab, en junior med værge, et passivt medlem og gerne en i restance.
Send derefter én rigtig opkrævning til den gruppe. Det er den prøve, der afslører alt: om beløbet bliver rigtigt, om mailen når frem, om betalingen registreres på det rigtige medlem, og om afstemningen mod banken virker.
Virker det for de 20, virker det for de 300.
Trin 6: Kontrollér efter den store flytning
Når alt er inde, så tjek tre tal mod hinanden, før I slukker for det gamle:
- Antal medlemmer i regnearket mod antal i systemet
- Summen af årets kontingent i begge
- Antal medlemmer pr. medlemstype
Stemmer de tre, er flytningen lykkedes. Stemmer de ikke, er det nu, forskellen skal findes — ikke når regnskabet skal aflægges.
Trin 7: Behold det gamle et halvt år
Gem en kopi af regnearket et sikkert sted — ikke på kassererens skrivebord, men et sted bestyrelsen har adgang til. Efter et halvt år har I været gennem mindst én opkrævning og ét regnskab, og så kan kopien slettes.
Husk at slette den. En glemt medlemsliste i en mailboks er en af de mest almindelige databrud i foreningslivet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager det at flytte medlemsdata?
Selve importen tager typisk under en time. Datavasken før kan tage en aften eller to, afhængigt af hvor mange medlemmer I har, og hvor længe listen har levet i et regneark.
Kan vi flytte midt i en kontingentperiode?
Det kan lade sig gøre, men det er nemmere lige efter en gennemført opkrævning, hvor der ikke ligger halvt betalte perioder. Undgå under alle omstændigheder ugerne op til generalforsamlingen.
Hvem har ansvaret for data hos leverandøren?
Foreningen er dataansvarlig, også når data ligger hos en leverandør. Leverandøren er databehandler og skal følge foreningens instruks. Forholdet skal beskrives i en databehandleraftale.
Skal vi indhente samtykke igen efter flytningen?
Nej, hvis samtykkerne er dokumenteret og flyttes med over. Kan I ikke dokumentere, hvad medlemmerne har sagt ja til, er flytningen et godt tidspunkt at spørge på ny.
Hvad gør vi med gamle regnskabsbilag?
Bilag skal gemmes i mindst fem år. De følger ikke nødvendigvis med medlemsdata, så aftal med leverandøren, hvordan historikken håndteres — eller gem den samlet et andet sted.
Til sidst
En flytning er ikke først og fremmest en teknisk øvelse. Det er den ene gang hvert tiende år, hvor foreningen får ryddet op i, hvad den egentlig ved om sine medlemmer. Brug lejligheden.
Læs mere om, hvad du bør spørge om, før I vælger system.
Tilbage til oversigt
