Årsregnskabet - en praktisk trin-for-trin guide

Årsregnskabet behøver ikke være uoverskueligt. Hvis du tager det i den rigtige rækkefølge, kan du komme hele vejen rundt uden stress. Her er en simpel gennemgang af, hvad du konkret skal gøre.

Et godt årsregnskab laves ikke efter året er afsluttet - det laves hele året. Ved altid at kontere ud fra bankafstemningen løbende, sikrer I at bank og regnskab altid stemmer gennem året og gør regnskabsafslutningen nemmere for dig som kasserer i en forening.

1. Gør konteringen færdig

Start med at sikre, at alt er konteret for regnskabsåret.

• Gennemgå bankafstemningen og kontér alle bevægelser i året.
• Tjek at der bilag tilknyttet posteringerne.
• Sørg for, at alle udgifter er med - også dem der først betales i januar, men vedrører det gamle år. Lav evt. en kassekladepostering på en periodiseringsmellemkonto.

2. Tag stilling til større indkøb

Har foreningen købt noget større, der bruges over flere år?

• Beslut om udgiften skal udgiftsføres med det samme eller om den skal aktiveres og afskrives over flere år
• Brug samme metode som tidligere år, så regnskabet er sammenligneligt. Beslutningen skal tages af bestyrelsen og være konsekvent.

3. Afstem konti

• Afstem bankkonto mod regnskabet, banken er gud! den skal stemme.
• Tæl evt. kassebeholdningen og sammenlign med regnskabet.
• Gennemgå tilgodehavender - hvem skylder penge, og er det realistisk, at de bliver betalt
• Gennemgå mellemkonti fra NETS og MobilePay, stemmer forventet udestående
• Gennemgå gæld og lån og tjek dem mod aftaler og opgørelser

Aktiver og passiver skal være lige store. Er de ikke det, er der en fejl, som skal findes. Derudover er det vigtigt at nulkontrol i bunden giver 0.

4. Bogfør og afslut regnskabsåret

• Bogfør hele regnskabsperioden. Når først poster og bilag er bogført kan de ikke ændres og gemmes i minimum 5 år. Ændringer derefter sker ved at lave en modpostering og bogføre disse.
• Opret nyt regnskabsår.
• Luk det gamle regnskabsår.

5. Stil regnskabet op

Nu skal regnskabet gøres klar til generalforsamlingen.

• Lav en resultatopgørelse med overordnede poster
• Lav en balance med aktiver, gæld og egenkapital
• Sammenlign gerne med sidste år og evt. budget
• Undgå for mange detaljer - overblik er vigtigst

Medlemmerne skal kunne forstå tallene uden forklaring i 10 minutter.

6. Tjek krav fra kommune og andre

Modtager foreningen tilskud eller har særlige aktiviteter?

• Sørg for, at kommunale tilskud tydeligt fremgår
• Tjek kommunens krav til regnskabsaflæggelse
• Har foreningen moms- eller skattepligtige aktiviteter, så tjek vejledning på skat.dk
• Tjek om foreningen er korrekt registreret på virk.dk

Det er nemmere at tilpasse regnskabet nu end bagefter.

7. Send regnskabet til revisor og bestyrelse

Når tallene er klar, sendes regnskabet til revision.

• Hav bilag, budget og evt. referater klar
• Besvar spørgsmål hurtigt - det forkorter processen
• Ret eventuelle fejl, som revisor påpeger

Revisor er ikke en modstander, men en hjælp til at få regnskabet i mål.

8. Fremlæg på generalforsamlingen

På generalforsamlingen gennemgås regnskabet.

• Forklar større afvigelser i forhold til budget eller sidste år
• Vær klar til spørgsmål fra medlemmerne
• Lad regnskabet blive godkendt af generalforsamlingen

Herefter er årsregnskabet afsluttet.

9. Gem materialet korrekt

Til sidst skal regnskab og bilag arkiveres.

• Gem regnskab og bilag i minimum 5 år
• Sørg for, at materialet kan findes igen
• Opbevar det sikkert – helst digitalt.

Det er et krav efter bogføringsloven og giver ro i maven.