Vedtægter er foreningens grundlov og skaber klarhed om formål, medlemskab, ledelse, økonomi og beslutningsprocesser. De sikrer struktur, forebygger konflikter og overholder lovgivningen. Start med at definere foreningens navn, formål og hjemsted, fastsæt regler for generalforsamling, bestyrelse og kontingent, og beskriv procedurer for vedtægtsændringer og opløsning. Godkend vedtægterne på en generalforsamling, så alle medlemmer er enige.
Når du stifter en frivillig forening, er det vigtigt at etablere et klart fundament for den interne struktur og drift. Et af de første skridt i denne proces er at udarbejde vedtægter. Vedtægterne fungerer som foreningens grundlov og fastlægger, hvordan foreningen skal drives og administreres.
Vedtægterne er vigtigt for frivillige foreninger, da de både skaber klarhed omkring medlemskab, ledelse, beslutningstagning og økonomi. Her er en guide til, hvordan I laver vedtægter til jeres frivillige forening.
Vedtægter er en skriftlig aftale, der definerer foreningens formål, struktur og arbejdsmetoder. De fungerer som en ramme for foreningens drift og er afgørende for at sikre, at alle medlemmer forstår og er enige om, hvordan foreningen skal fungere.
Vedtægterne er ikkeblot en formalitet, men en nødvendighed, der bidrager til foreningens stabilitet og langtidsholdbarhed. De giver foreningens medlemmer klareretningslinjer for, hvordan organisationen fungerer, og hvem der har ansvar for hvad. Foreningens vedtægter kan hjælpe med at:
Navn: Det første skridt i udarbejdelsen af vedtægterne er at fastlæggeforeningens navn. Navnet skal være unikt og afspejle foreningens mission og værdier. Det er vigtigt, at navnet er let at genkende og samtidig tydeligt beskriver foreningens aktiviteter eller formål. Et godt valgt navn kan hjælpemed at styrke foreningens brand og skabe en klar identitet.
Formål: I vedtægterne skal I også beskrive foreningens formål. Formålsparagraffen er en kort, men præcis beskrivelse af, hvad foreningen arbejder for, og hvorfor den eksisterer. Det er her, I definerer, hvad der driver foreningen, og hvilke mål I stræber efter at opnå.
Hvis formålet medforeningen ændrer sig over tid, er det vigtigt at opdatere formålsparagraffen i vedtægterne. Husk, at ændringer af vedtægterne, herunder formålet, kræver en godkendelse ved generalforsamlingen i henhold til de regler, I har vedtaget for ændring af vedtægterne.
Hjemsted: Vedtægterne bør også fastlægge foreningens hjemsted. Dette er den geografiske placering, hvor foreningen er registreret og fungerer fra. Dette kan være relevant for at angive den jurisdiktion, der gælder for foreningens aktiviteter i eksempelvis den pågældende kommune. Foreningens hjemsted kan være en specifik by, kommune eller region, og det er vigtigt at vælge et hjemsted, som er praktisk for foreningens medlemmer og aktiviteter.
Kriterier for medlemskab: Det er essentielt at definere, hvem der kan blivemedlem af foreningen. Er der specifikke krav eller kriterier, der skal opfyldes for at opnå medlemskab? Det er vigtigt at sikre, at medlemskabskriterierne er klare, så der ikke opstår tvivl om, hvem der kan blive medlem.
Rettigheder og pligter: Ved at beskrive medlemmernes rettigheder og pligter sikrer I, at samtlige medlemmer er informeret om, hvad der forventes af dem, samt hvad de har ret til. Dette kan inkludere retten til at stemme vedgeneralforsamlinger, deltage i aktiviteter og adgang til information. På samme måde er det vigtigt at beskrive medlemmernes pligter, eksempelvis deltagelse i møder
Udmeldelse og eksklusion: For at sikre en klar og transparent proces, bør I beskrive procedurerne for udmeldelse og eksklusion af medlemmerne. Hvad sker der, hvis et medlem ønsker at træde ud af foreningen? Hvornår og hvordan kan et medlem ekskluderes?
Kontingentbeløb og betaling: I vedtægterne bør det præciseres, om foreningen vil opkræve kontingent fra medlemmerne, og i så fald, hvor meget kontingentet vil være, samt hvornår og hvordan det skal betales. Dette kan omfatte betaling årligt, kvartalsvis eller på anden vis.
Sanktioner ved manglende betaling: Det kan også være relevant at angive, hvad der sker, hvis et medlem ikke betaler kontingentet rettidigt. Dette kan inkludere en påmindelse eller muligheden for at suspendere medlemskabet, indtil betalinger modtaget.
Fritagelse for betaling af kontingent: Hvis der er mulighed for fritagelse for betaling af kontingent, fx for særlige grupper, bør dette fremgår.
Foreninger er ikke forpligtet til at opkræve kontingent, men I bør være opmærksomme på, at nogle offentlige tilskudsordninger kan kræve, at medlemmer betaler kontingent for at opnå støtte.
Tidspunkt og indkaldelse: Jeres forenings vedtægter skal fastlægge, hvor ofte generalforsamlinger skal afholdes, og hvordan medlemmerne skal indkaldestil den ordinære generalforsamling. Generalforsamlingen vil typisk afholdes på årlig basis, men det kan også være nødvendigt med ekstraordinære generalforsamlinger, afhængigt af foreningens behov. Indkaldelsen bør skeskriftligt, og medlemmerne skal have tilstrækkelig tid til at forberede sig til mødet. Det er almindeligt at angive, at indkaldelsen skal ske minimum 14 dage før mødet, men dette kan tilpasses foreningens unikke behov.
Dagsorden: Vedtægterne bør tydeligt angive, hvilke punkter der skal være på generalforsamlingens dagsorden. De centrale emner inkluderer som regel valg af bestyrelse, fremlæggelse af årsrapport og budget, formandens eller bestyrelsens beretning til godkendelse, samt eventuelle forslag fra medlemmerne. Ved at definere dagsordenen på forhånd skabes der en struktureret ramme for mødet, som sikrer, at alle væsentlige emner bliver behandlet effektivt.
Beslutningsprocesser: Det er vigtigt at præcisere, hvordan beslutninger træffes under generalforsamlingen. Dette inkluderer, om beslutninger træffesved flertalsafgørelser, eller om der kræves specifikke majoriteter for at vedtage bestemte forslag på foreningens vegne. Foreningens vedtægter skal sikre, at beslutningsprocesserne er transparente og retfærdige, så samtlige medlemmer føler sig hørt, og beslutninger træffes på et solidt grundlag.
Sammensætning: Bestyrelsen er foreningens øverste myndighed og bør derfor sammensættes medomhu. Bestyrelsen skal have et passende antal medlemmer og bør inkluderenøglepositioner såsom formand, kasserer og sekretær for at sikre en effektivledelse af foreningen. Afhængigt af foreningens størrelse og kompleksitet kan det være nødvendigt at have flere bestyrelsesposter, såsom næstformand eller andre funktioner. Vedtægterne bør klart definere, hvilke ansvarsområder og kompetencer de enkelte bestyrelsesmedlemmer har, for at sikre, at bestyrelsen kan træffe informerede og ansvarlige beslutninger på foreningens vegne.
Valg og funktionsperiode: Vedtægterne bør også klart beskrive processen forvalg af bestyrelsesmedlemmer, herunder hvordan og hvornår valget finder sted. Dette kan være årligt eller hver andet år, afhængig af foreningens behov og ønsker. Derudover skal det fremgå, om der er specifikke regler for genvalg af bestyrelsesmedlemmer, eller om der er begrænsninger for, hvor længe et medlem kan sidde i bestyrelsen. Det er også relevant at angive, hvordan eventuelle ledige poster skal besættes, og hvilke procedurer der følges ved valg af nye medlemmer.
Ansvar og opgaver: Bestyrelsen er ansvarlig for den overordnede ledelse af foreningen og skal sikre, at foreningens aktiviteter gennemføres i overensstemmelse med dens formål og vedtægter. Bestyrelsens ansvar inkluderer økonomistyring, herunder godkendelse af budgetter og årsregnskaber, samt at sikre, at foreningens midler anvendes forsvarligt. Derudover er bestyrelsen ansvarlig for at implementere de beslutninger, der træffes på generalforsamlingen, og for at sikre, at foreningen overholder relevante love og regler.
Regnskabsår: Det er vigtigt at fastlægge foreningens regnskabsår for at sikre klarhed i den økonomiske opfølgning. Regnskabsåret bør afspejle foreningens aktiviteter og kunne bruges til at følge op på økonomien på en struktureret måde. Det kan eksempelvis være fra 1. januar til 31. december, eller det kan følge et andet tidsinterval, der passer bedre til foreningens driftscyklus.
Budget og regnskab: Det bør fremgå, hvordan budgetter og regnskaber udarbejdes og godkendes. Dette inkluderer udarbejdelse af årsregnskab og budgetfor kommende år. Budgettet skal udarbejdes af bestyrelsen og godkendes på generalforsamlingen, og det skal give et klart billede af indtægter, udgifter og eventuelle økonomiske forpligtelser. Årsregnskabet skal give en overskuelig og transparent fremstilling af foreningens økonomi, herunder indtægter, udgifter og eventuelle afvigelser fra budgettet. Årsregnskabet skal som minimumfølge de gældende regnskabsprincipper, og det kan være hensigtsmæssigt at få det revideret af en ekstern revisor for at sikre, at alle poster er korrektbehandlet.
Revision: Hvorvidt foreningen skal have en revisor, og hvad revisorens opgaver skal spænde over, bør ligeledes inkluderes. Eventuel revision kan gennemføres af en ekstern, uafhængig revisor, eller det kan være en intern revisor, hvis dette er tilladt i foreningens vedtægter.
Forslagsret: Det er vigtigt at fastlægge, hvem der har retten til at foreslå ændringer af foreningens vedtægter. Som udgangspunkt kan alle medlemmer af foreningen have mulighed for at fremsætte forslag om at ændre vedtægterne, men det kan også bestemmes, at ændringsforslag kun kan komme fra bestyrelsen eller et bestemt antal medlemmer, der sammen repræsenterer en vis procentdel af foreningens samlede medlemsantal. Forslagsretten skal være klart defineret i vedtægterne for at sikre en demokratisk og ordentlig proces.
Beslutningsprocesser: Når vedtægtsændringer skal godkendes, kræver det ofte et kvalificeret flertal, dvs. at et flertal af medlemmerne (for eksempel to tredjedele eller tre fjerdedele) stemmer for ændringen. Det er vigtigt, at medlemmerne informeres om de foreslåede ændringer i god tid før generalforsamlingen – gerne mindst 14 dage før. Overvej at sendeændringsforslagene via e-mail eller offentliggøre dem på foreningens opslagstavle for at sikre, at alle har haft mulighed for at sætte sig ind idem.
Denne proces sikrer, at ændringer til vedtægterne kun sker under grundige overvejelser og med bredopbakning fra foreningens medlemmer.
Beslutningsproces: Foreningens vedtægter bør klart angive, hvordan beslutningen om at opløse foreningen træffes. Ofte kræver opløsning af foreningen en beslutning på en generalforsamling, hvor en kvalificeret majoritet af medlemmerne stemmer for opløsningen. Det kan eksempelvis kræves, at mindst to tredjedele eller tre fjerdedele af de fremmødte medlemmer stemmerfor forslaget om opløsning. Det er også vigtigt at præcisere, om der skal afholdes en ekstraordinær generalforsamling for at træffe beslutningen, samt hvordan indkaldelsen til denne beslutning skal ske.
Likvidation: Ved beslutning om opløsning af foreningen skal der være klareretningslinjer for, hvordan foreningens formue og aktiver skal håndteres. Typisk vil foreningens midler blive overført til en anden organisation med et lignende formål, som kan bruge dem på en måde, som stemmer overens medforeningens oprindelige mission. Det er vigtigt, at denne beslutning er i overensstemmelse med foreningens formål og de gældende lovgivningsmæssige rammer, samt at der føres korrekt regnskab for likvidationen. Ved opløsning skal foreningen også sørge for at afvikle eventuelle gældsposter og opfylde sine forpligtelser i henhold til lovgivningen.
Når foreningens vedtægter er blevet udarbejdet, er det afgørende at få dem formelt godkendt af medlemmerne. Dette sker typisk ved en stiftende generalforsamling, hvor alle medlemmer får mulighed for at drøfte og stemme om vedtægterne og eventuelle ændringer.
Under den stiftende generalforsamling bør der også gives mulighed for at diskutere de enkelte punkter i vedtægterne, så eventuelle uklarheder eller modstridende synspunkter kan afklares.
Det er vigtigt, at beslutningen om vedtægternes godkendelse træffes ved en afstemning, hvor alle medlemmer har en stemme. Vedtægterne træder først i kraft, når de er godkendt af medlemmerne, og det er derfor vigtigt, at dette skridt ikke undervurderes.
At administrerevedtægter kan være en kompleks opgave, men med goMember kan I nemt holde styr på dokumenter, planlægge generalforsamlinger og kommunikere effektivt med medlemmerne. goMember tilbyder værktøjer, der gør det lettere at overholdevedtægter og sikre, at alle processer følges korrekt.
Ved at følge disse retningslinjer kan I skabe et solidt fundament for jeres forening, hvilket sikrer en struktureret og velfungerende organisation.
Tilbage til oversigt
